De nos jours, la technologie permet de nous communiquer à distance facilement. Et pourtant, l’usage du courrier est toujours fréquent et constitue un atout majeur pour le développement d’une entreprise. A cet effet, les dépenses consacrées aux courriers représentent un budget considérable. Il est donc nécessaire de trouver des solutions adéquates pour l’affranchissement et la gestion du courrier.
Pourquoi une solution pour l’affranchissement de courrier est de rigueur pour une entreprise ?
Le
budget courrier d’une entreprise représente environ 10 % de son chiffre d’affaires. L’affranchissement de courrier est un système pour régler les taxes imposées pour son expédition. Dans le cadre de ses opérations, une entreprise peut envoyer plusieurs courriers, voire des milliers. Cela peut développer sa productivité et son marketing. Ce processus prend du temps et nécessite un personnel qualifié pour son accomplissement. Il faut donc une solution rapide pour gagner du temps, être efficace dans le tri du courrier et un système simple pour l’envoi et la réception afin de limiter les coûts et même de faire des économies. L’entreprise peut s’appuyer sur son équipe de gestion de courrier ou faire appel à des sociétés spécialisées dans l’affranchissement et tri du courrier. Pour connaitre les coûts des affranchissements de courrier,
Tarif-Colis propose son service.
Quelles solutions pour l’affranchissement de courrier ?
Il existe plusieurs options pour l’affranchissement de courrier. Pour une solution au sein de l’entreprise même, il existe une norme établie qui permet aux entreprises de s’équiper d’une machine à affranchir, qui est automatiquement connectée au système de gestion de la poste. L’entreprise pourra choisir la mieux adaptée, car l’étendue de la gamme varie selon les constructeurs. Les fonctionnalités peuvent aller d’une mise en pli automatique du courrier, d’une impression personnalisée, jusqu’à la gestion du courrier, intégrée dans un logiciel. Il existe aussi les solutions externes. Une fois le courrier préparé, on fait appel à une boite spécialisée pour l’affranchissement, la gestion et la distribution du courrier. Ces sociétés sont en général des filiales de la poste. Les entreprises peuvent se baser sur le
tarif Chronopost par exemple, car en général le prix est variable. Enfin, il y a la solution en ligne. L’entreprise n’a qu’à envoyer le contenu de son courrier en ligne et la société en charge s’occupera du reste : impression, pli, affranchissement et distribution.
Eviter les ristournes
Quitte à débourser une somme considérable, une entreprise se doit de trouver une solution efficace et adaptée à ses besoins pour l’affranchissement de courrier. Que ce soit par le biais d’une machine intelligente, par l’intermédiaire d’une société spécialisée ou en ligne, l’entreprise doit s’assurer de la fiabilité et de la sécurité de ces moyens. Faire des économies c’est possible, mais en faire trop pourrait inciter l’entreprise à chercher des solutions de facilité : de faux machines ou équipements non certifiés, se faire avoir sur le prix des prestations ou l’édition de l’affranchissement par une société fictive par exemple. Il faut se baser sur les prix qu’offre le marché, comme le
prix Chronopost par exemple ou faire des comparaisons de prix, et s’assurer de n’utiliser que les machines normalisées.
